Organizowanie wesela to często sytuacja stresująca, wymagająca pełnego skupienia, dokładności i terminowości. Sprawy komplikują się jeszcze bardziej, gdy chodzi o duże przyjęcie na ponad 150, czy 200 osób. Trudno jest sprostać oczekiwaniom tak dużej liczbie gości, jednak oczywiście jest to możliwe. Należy pamiętać o całej liście spraw, która pozwoli zadbać o każdy aspekt wesela. Dobre przygotowanie zmniejszy ryzyko wystąpienia nieoczekiwanych sytuacji i problemów w trakcie samego przyjęcia. Jak przygotować się do dużego wesela? O czym nie można zapomnieć?
Organizacja dużego wesela – 150–200 osób
Przyjęcie weselne, szczególnie gdy w grę wchodzi ponad 200 osób, to ogromne przedsięwzięcie. Jest oczywiście trudniejsze niż organizacja skromniejszego wydarzenia, ponieważ trzeba skupić się na kwestiach, które niekoniecznie są trudnością przy standardowej liczbie osób. Kluczem do sukcesu jest sprawna koordynacja i dobre zgranie czasowe poszczególnych elementów wesela. Na czym skupić się najbardziej? Oto najważniejsze kwestie:
- Odpowiednia sala na wesele – miejsce do organizacji dużego przyjęcia weselnego musi być dostosowane pod względem wielkości. Chodzi o zachowanie możliwości swobodnego poruszania się po sali, szerokie przejścia, a także miejsce na dodatkowe atrakcje np. fotobudka, słodki stół, czy bar.
- Serwowanie dań – obsługa ponad 200 osób to zadanie niełatwe, szczególnie jeśli dania mają być ciepłe i szybko dostarczone do gości. W trakcie ustalania szczegółów przyjęcia narzeczeni powinni upewnić się, że w czasie wesela do ich dyspozycji będzie odpowiednia liczba kelnerek i kelnerów.
- Harmonogram wydarzeń – każde wesele powinno mieć listę zaplanowanych wydarzeń i atrakcji, aby uniknąć chaosu organizacyjnego. Jest to szczególnie ważne, gdy gości jest dużo, a przez to realizacja poszczególnych punktów przyjęcia może się wydłużyć. Powinno się także wziąć pod uwagę lekki margines przesunięcia, w razie, gdyby jedna z atrakcji zajęła więcej czasu, niż zakładano na początku.
- Dopasowanie atrakcji do liczby gości – przygotowując dodatkowe atrakcje, należy uwzględnić konieczność ich rozbudowania. Przykładowo słodki stół powinien mieć więcej elementów, by deserów nie zabrakło jeszcze przed obiadem. Z kolei fotobudka, czy inne atrakcje czasowe najlepiej, gdy wynajęte na dłużej no. na kilka godzin, aby mogła z nich skorzystać jak największa liczba gości.
- Zaplecze noclegowe – przy wyborze sali ważna jest kwestia udostępnienia bazy noclegowej. W tym celu najlepiej skontaktować się z obiektem i sprawdzić, czy jest w stanie zapewnić pokoje dla większej liczby gości.
Układ stołów na duże wesele
Kwestią, na którą należy zwrócić uwagę przy organizacji dużego wesela, jest układ stołów. To właśnie od niego zależy swobodna komunikacja i sprawna obsługa kelnerska. Jaki rozkład jest polecany przy 150-200 gościach?
W obiektach organizujących wesela popularnym rozwiązaniem są stoły okrągłe. Dzięki nim atmosfera sprzyja rozmowom, a jednocześnie można uzyskać sporo wolnego miejsca do przemieszczania się i dogodny dostęp do każdego gościa dla kelnerów. Najlepiej unikać stołów ustawionych pod kątem, nieregularnych pozycji lub ciągów równoległych usytuowanych zbyt blisko siebie, co jest bardzo niewygodne.
Dobrym rozwiązaniem będzie również oddzielenie stolika pary młodej w miejscu, gdzie będzie widoczny dla wszystkich gości. Pomocne jest w tym podwyższenie lub podest.
Nagłośnienie dużej sali weselnej
Duża sala weselna, która umożliwia zabawę dla nawet 200 gości, musi wyróżniać się profesjonalnym nagłośnieniem. W takich miejscach ważna jest nie głośność, ale właściwe rozprowadzenie dźwięku po całym obiekcie. Aby uzyskać taki efekt, stosuje się m.in. zestawy głośników umieszczone w różnych miejscach na sali. W ten sposób dźwięk dociera tam, gdzie powinien. Oprócz głośników zawsze dobrze jest mieć dodatkowe głośniki i mikrofony bezprzewodowe, które w razie awarii pozwolą dalej prowadzić przyjęcie weselne.
Wbrew pozorom warto zwrócić uwagę również na wystrój sali. Elementy takie jak rozbudowane dekoracje kwiatowe i dodatki oraz materiałowe akcenty np. zasłony sprawiają, że na sali nie ma pogłosu.